ARTHEMIS

CRM

GUÍA · PANEL WEB Y APP

Todo lo que necesitas para usar Arthemis CRM

Funciona igual en el navegador (crm.arthemisstudio.com) y en la app Arthemis CRM del teléfono. Los pasos usan los mismos nombres que verás en pantalla.

Primeros pasos

  1. Crea tu cuenta en crm.arthemisstudio.com/registrarse con tu correo. Quien crea la cuenta queda como administrador de la empresa.
  2. La integración es gratis: te acompañamos uno a uno, por videollamada o WhatsApp, hasta dejar tus canales conectados.
  3. En la computadora el menú está a la izquierda: Trabajo (el día a día) y Administración (canales, equipo, automatizaciones…). En el teléfono, la barra de abajo tiene lo principal y el botón de menú tiene lo demás.
  4. Arriba puedes cambiar el idioma (ES / EN) y el tema claro u oscuro.

Conectar WhatsApp

  1. Entra a Canales → Agregar línea de WhatsApp y ponle un nombre a la línea (ej. «Ventas»).
  2. En el teléfono de esa línea abre WhatsApp → Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo y escanea el código QR que aparece en pantalla.
  3. Listo: los mensajes nuevos llegan a la Bandeja. Tus chats siguen en el teléfono y puedes seguir usándolo normal.
  4. Puedes tener varias líneas (una por número). Si una línea se desconecta, en Canales aparece el botón para volver a escanear el código.
  5. Lo que respondas desde el teléfono también se ve en el CRM, marcado como «mandado desde el teléfono».

Conectar Messenger e Instagram

  1. Por ahora la conexión con Facebook la hace el equipo de Arthemis contigo. Escríbenos por WhatsApp y te guiamos para darnos acceso a tu Página desde tu portafolio comercial de Meta.
  2. Necesitas ser administrador de la Página de Facebook. Para Instagram, la cuenta debe ser profesional (empresa o creador) y estar vinculada a la Página.
  3. Con eso conectamos en Canales → Messenger (Page ID y token): se conectan Messenger y, si está vinculado, también tu Instagram.
  4. Desde ese momento llegan a la Bandeja los mensajes directos y los comentarios en tus publicaciones.

Conectar SMS y correo

  1. SMS: necesitas una cuenta de Twilio con un número comprado. En Canales → SMS (Twilio) pega el Account SID, el Auth Token (están en la página principal de console.twilio.com) y el número. El CRM configura el número solo.
  2. En EE. UU. el número necesita el registro A2P 10DLC en Twilio (o la verificación si es un 800) para que las compañías no bloqueen tus SMS. Cada SMS lo cobra Twilio a tu cuenta.
  3. Si un cliente responde STOP queda como «No contactar» y Twilio ya no deja escribirle; con START se vuelve a habilitar.
  4. SMS con tu propio celular (sin Twilio): en el teléfono con la SIM del número de la empresa instala SMS Gate, activa «Cloud Server» y toca «Start Service». En Canales → SMS con tu celular (SMS Gate) pega el usuario y la contraseña que muestra la app. El celular debe quedarse encendido y con internet; solo manda texto, uno por uno.
  5. Correo: en Canales → Correo electrónico escribe tu correo y una contraseña de aplicación (Gmail, Yahoo, iCloud y Zoho la piden; el formulario te dice dónde sacarla). Para el correo de tu dominio, escribe los servidores IMAP y SMTP que te da tu proveedor.
  6. Entran solo los correos nuevos que te escriban personas: boletines y avisos automáticos se quedan en tu buzón. Contestas desde el CRM y la respuesta sale en el mismo hilo, con el asunto del cliente.
  7. Outlook y Hotmail todavía no se pueden conectar: Microsoft ya no permite entrar con contraseña.
  8. El asistente con IA y los mensajes automáticos no contestan por SMS ni por correo: siempre responde una persona.

La Bandeja

  1. Arriba tienes las vistas: Todas, Sin responder (el cliente espera respuesta), Mías, Sin responsable y No leídas. En Filtros puedes buscar por línea, etiqueta, etapa o responsable.
  2. El buscador encuentra por nombre, número, ciudad o palabras dentro del chat (desde 3 letras), y te muestra el pedazo del mensaje donde está.
  3. Dentro del chat, pasa el mouse sobre un mensaje (en el teléfono, déjalo presionado) para reaccionar, responder citando, reenviar o copiar. Al reenviar, arriba salen los chats que escribieron hace poco.
  4. Usa Nota interna para dejar algo que solo ve tu equipo, y Respuestas para mandar un mensaje guardado.
  5. En el panel de la derecha: Asignarme o elige el Responsable, la Etapa, la Prioridad y las Etiquetas del cliente.
  6. Para trabajar varios chats a la vez, toca el botón de selección, elige los chats y asígnalos o ponles etiqueta juntos.

Comentarios de Facebook e Instagram

  1. Cada comentario en tus publicaciones llega como un chat con la marca Comentarios, y arriba se ve en qué publicación comentaron.
  2. Lo que escribas ahí se publica como respuesta pública debajo del comentario.
  3. Con Responder por privado le llega a la persona un mensaje directo (Facebook e Instagram permiten solo uno por comentario).
  4. El asistente con IA y los mensajes automáticos nunca contestan comentarios: siempre responde una persona.

Ventas: en qué va cada cliente

  1. En Ventas ves en qué va cada cliente, de «nuevo» a «compró». Cada cliente que te escribe entra en la primera etapa.
  2. Desde el chat, toca la etapa que sale debajo del nombre del cliente y elige a dónde pasa. En el tablero, toca Pasar a… o arrastra la tarjeta.
  3. Al pasar a una etapa de venta ganada te pregunta el monto; a una perdida, por qué no compró. Así aparece en Reporte de ventas y en Métricas.
  4. Si te equivocas, toca Deshacer en el aviso que sale abajo.
  5. Los administradores crean, renombran, ordenan y borran etapas, y eligen si cada una es en proceso, venta ganada o perdida.

Tareas y chat interno

  1. En Tareas está lo que el equipo tiene pendiente: llamadas, seguimientos y cosas por hacer, con fecha y responsable. La app te avisa cuando vence.
  2. En Chat interno le escribes a alguien de tu equipo sin salir del CRM. Los administradores pueden ver todos los chats internos.

Contactos

  1. En Contactos tienes a todos tus clientes con su teléfono, correo, ciudad y la línea por la que escribieron.
  2. Importar: sube un CSV (en Excel: Archivo → Guardar como → CSV). La primera fila son los títulos. Solo guarda los datos: no abre chats ni le escribe a nadie.
  3. Campos personalizados: datos extra como «Cédula», «Talla» o «Cumpleaños». Se llenan en la ficha del chat.
  4. Marca a un cliente como No contactar y no le llegarán mensajes automáticos ni difusiones.

Respuestas rápidas

  1. En Respuestas guarda los mensajes que mandas siempre (precios, horario, ubicación…). Pueden llevar imágenes.
  2. En el chat escribe / para buscarlas, o toca el botón ⚡.
  3. Puedes usar {{nombre}} para que salga el nombre del cliente.

Automatizaciones

  1. En Automatizaciones activas mensajes automáticos sin IA. Salen por tu línea de WhatsApp y nunca a contactos marcados como «No contactar».
  2. Fuera de horario: marca tus días y horas; a quien escribe fuera de ellas le llega tu mensaje.
  3. Bienvenida: a quien te escribe por primera vez.
  4. Recordatorios a clientes: si le escribiste a un cliente y no contesta, se le manda un recordatorio después de los días que elijas, y un segundo mensaje de seguimiento si sigue sin responder. También se le crea una tarea al responsable.
  5. Reseñas de Google: al pasar un chat a Ganado, se le pide al cliente una reseña. Pega tu enlace (en tu Perfil de Empresa de Google: «Pedir reseñas» → copiar enlace).
  6. Mantén los mensajes cortos y útiles: muchos mensajes automáticos seguidos pueden hacer que WhatsApp limite la línea.

Difusiones

  1. En Difusiones mandas un mensaje de WhatsApp a muchos clientes a la vez. Elige la línea, escribe el mensaje (puedes usar {{nombre}}) y a quién: los que escribieron en los últimos días, con ciertas etiquetas o en ciertas etapas.
  2. Antes de mandar ves a cuántos chats les llegará y lo confirmas.
  3. Sale poco a poco para cuidar tu número: un mensaje cada 8 a 20 segundos, hasta 300 al día por línea y nunca de noche. Puedes pausarla o cancelarla.
  4. Al final se agrega «Responde BAJA si no quieres recibir más mensajes como este.» Quien responde BAJA queda como «No contactar» y no recibe más.

Asistente con IA

  1. En Asistente IA escribe la información de tu negocio (qué vendes, precios, horario, envíos). El asistente contesta a los clientes que esperan respuesta con esa información.
  2. Puede mandar tus catálogos, anota en la ficha lo que el cliente cuenta (ciudad, correo, qué le interesa) y le pasa la conversación a un agente cuando hace falta.
  3. Por línea: apágalo en una línea, o dale su propio horario o instrucciones solo para ella.
  4. Notas de voz: se pasan a texto solas. El texto aparece debajo del audio, el asistente lo entiende y el buscador lo encuentra.
  5. Puedes apagarlo en un chat desde el panel de la derecha (Asistente IA en este chat).
  6. Con Aprender de las respuestas de tu equipo, el asistente propone datos nuevos que tú apruebas o corriges antes de usarlos.

Equipo y permisos

  1. En Equipo invita a tu gente: se genera un enlace de un solo uso, válido 7 días. Mándaselo por donde quieras y la persona crea su propia cuenta.
  2. Hay dos roles: Administrador (ve y configura todo) y Agente (atiende chats).
  3. Elige a quién le llega cada cliente nuevo (por turnos entre el equipo) y quién atiende cada línea.
  4. En Permisos de cada persona decides si solo ve sus chats asignados, qué líneas ve y, en Negocio, si puede ver costos y márgenes, ver reportes, hacer descuentos, anular ventas, devoluciones, ajustar inventario, gastos o créditos.

Métricas y reportes

  1. Métricas: mensajes recibidos por canal, tiempo de primera respuesta y cuántos clientes hay en cada etapa.
  2. Reporte de ventas: las ventas ganadas del periodo, su valor y la conversión (ventas ganadas ÷ clientes nuevos).

Negocio (caja e inventario)

  1. Si tu plan incluye Business, en Negocio tienes caja, inventario, ventas a crédito, apartados, cotizaciones, catálogo en línea, agenda, proveedores y gastos, conectados a los chats de tus clientes.
  2. Plantillas: en Negocio → Ajustes → Plantillas carga categorías y productos de ejemplo según tu tipo de negocio, con precio sugerido. Ajusta o borra lo que no te sirva.
  3. Varias monedas: en Negocio → Ajustes → Monedas activa otra moneda y su tipo de cambio. El recibo muestra lo que se pagó en cada moneda.
  4. Manda el recibo por WhatsApp al terminar una venta, y los reportes como imagen o PDF desde Negocio → Reportes.

App y notificaciones

  1. En la app Arthemis CRM del teléfono entras con la misma cuenta y ves lo mismo que en la computadora.
  2. Acepta el permiso de notificaciones para enterarte cuando te escribe un cliente o te asignan un chat. Puedes silenciar un chat en particular.
  3. Cuando sale una versión nueva del panel, arriba aparece un aviso para actualizar la página.

Plan y uso

  1. En Plan y uso ves tu plan, los usuarios y líneas incluidos y el consumo del asistente con IA del mes.
  2. Desde ahí cambias de plan, actualizas tu método de pago, descargas facturas o cancelas cuando quieras, sin llamadas ni trámites.
  3. Si hay un pago pendiente por más de 7 días, la cuenta queda en solo lectura: ves todo, pero no salen mensajes hasta ponerse al día.

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